E_Business Global: Bagaimana Bisnis Menggunakan Sistem
Informasi
ABSTRACT:
Makalah ini menjelaskan secara singkat
mengenai apa itu sistem informasi, begaimana pengaruh sistem informasi terhadap
operasi perusahaan dan sistem seperti apa yang dibutuhkan oleh dunia usaha pada
saat ini.
PENDAHULUAN:
Saat ini tidak bisa dipungkiri bahwa
dunia perbisnisan sangat mendominasi sistem perekonomian di Indonesia khususnya
dan di dunia pada umumnya. Masuknya pengaruh global turut mempengaruhi
perkembangan bisnis di Indonesia. Pasar yang tercipta saat ini menjadi tak
terbatas akibat adanya global market melalui pemasaran produk berbasi jaringan
internet. Siapapun pelanggannya saat ini bisa langsung membeli produk produk
dari seluruh negara melalui on line. Oleh karenanya para pengusaha dituntut
untuk selalu kreatif dan inovatif dalam menghadapi persaingan global. Salah
satu strategi yang mau tak mau menjadi wajib untuk dilakukan adalah menciptakan
sistem informasi yang mumpuni, efektif dan efisien dalam implementasinya, serta
selalu tanggap atas situasi, kondisi, tantangan dan peluang yang ada di dunia
bisnis.
PEMBAHASAN:
Apa yang di
maksud dengan Sistem Informasi?
Sistem
Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan
aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan
manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang
sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik,
data, dan teknologi (Wikipedia_ https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi)
Lalu apa
manfaat dari system informasi ni:
Beberapa
kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan
aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para
pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan
keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan
yang efektif.
4. Mengidentifikasi
kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan
diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami
konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam
aplikasi pengembangan dan pemeliharaan system
8. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,
pengendalian,pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan
Kebutuhan perusahaan atas suatu system informasi yang baik tentu tidak
sama antara satu perusahaan dengan perusahaan. Sistem informasi yang di
perlukan erat kaitannya dengan jenis dan nature perusahaan masing masing.
Sistem informasi yang diimplementasikan oleh perusahaan jasa tentu akan berbeda
dengan perusahaan dagang atau bahkan perusahaan manufaktur. Demikian pula untuk
perusahaan skala besar tentu sistem informasi yang diperlukan akan lebih luas
cakupannya sedangkan perusahaan berskala kecil pasti system informasinya akan
lebih sederhana. Namun terlepas dari semua klasifikasi dan nature perusahaan
yang ada kita bias menarik benang merah bahwa untuk menjalankan usahanya semua
perusahaan membutuhkan sebuah sistem informasi yang mampu menghasilkan
informasi akurat handal dan tepat waktu untuk digunakan untuk fungsi fungsi yang
ada di perusahaan seperti fungsi akuntansi, manajemen, pemasaran, pengendalian
internal dan lain sebagainya.
Pertanyaannya kemudian adalah sistem informasi apa saja yang diperlukan dalam
dunia usaha/bisnis sehingga efektif dan efisien dalam proses pengendalian
Internal?
Jawabannya pasti akan ditentukan oleh fungsi fungsi apa yang ingin kita
kendalikan pada perusahaan kita, apakah fungsi otorisasi, fungsi operasi atau fungsi akuntansi.
Secara umum, sistem informasi yang paling sering kita temui dalam suatu
perusahaan diataranya adalah sebagai berikut:
1.
Sistem Informasi Akutansi
Sistem Informasi
Akuntansi (SIA) adalah informasi yang menyajikan informasi yang dipakai oleh
dipakai fungsi akutansi pada sebuah perusahaan. Sistem ini meliputi semua aspek
transaksi yang berhubungan dengan pencatatan transaksi akuntansi dan keuangan
di sebuah perusahaan atau organisasi.
(Contoh:
Sistem informasi pencatatan hutang usaha, dimana sistem mencatat pembelian dan
pembayaran kepada vendor secara real time untuk menghasilkan laporan manajemen
kas dan posisi liabilities/kewajiban)
2.
Sistem Informasi Manufaktur: Sistem informasi
yang bekerja sama dengan sistem informasi lain untuk mendukung manajemen
perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan produk atau jasa
yang dihasilkan perusahaan.
(Contoh:
Sistem monitoring biaya produksi, untuk melihat komponen biaya biaya mulai dari
bahan baku, bahan pendukung, biaya buruh untuk melihat berapa biaya produksi
maupun biaya produksi per unit produk yang dihasilkan suatu perusahaan)
3.
Sistem Informasi SDM: Sistem informasi pada
perusahaan atau unit bisnis yang digunakan oleh khusus untuk bagian kepegawaian
atau personalia.
(Contoh: sistem
rekrutment pegawai, mulai dari identifikasi kebutuhan akan karyawan, penentuan kandidat,
proses seleksi, sampai dengan proses negosiasi gaji dan finalisasi kontrak
karyawan)
4.
Sistem Informasi Keuangan : Sistem informasi
yang outputnya menyediakan informasi pada fungsi keuangan suatu perusahaan (Contoh:
Sistem penjualan cash, mulai dari pembuatan nota penjualan, input penjualan
oleh kasir, sampai dengan laporan penjualan/penerimaan)
5.
Sistem Informasi Pemasaran : Sistem Informasi
yang menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh fungsi fungsi pemasaran yang
ada di perusahaan.
(Contoh: Sistem
pemasaran on line, meliputi langkah langkah prosedural untuk melakukan update
produk, identifikasi pasar, melakukan promosi,dll)
Masih banyak lagi jenis jenis sistem informasi
yang telah diterapkan di berbagai perusahaan demi menunjang efektifitas dan
efisiensi jalannya proses bisnis yang ada. Kelima sistem informasi merupakan
contoh umum system informasi yang dianggap paling umum terdapat di sebuah
perusahaan.
Sesuai dengan perkembangan jaman yang
semakin berkembang dengan pesat, tumbuhnya berbagai metode bisnis
dan trend bisnis yang semakin berkembang setiap masa akan menemukan ciri
khasnya sendiri dalam menjalankan bisnisnya. Demikian pula dengan sistem
informasi. Masing masing perusahaan perlu mengidentifikasi dengan benar sistem
informasi apa yang paling tepat untuk di terapkan di dalam bisnis atau perusahaan
mereka.
Berikut ini adalah contoh sebuah sistem dan sistem informasi
dalam kegiatan Bisnis.
(Contoh kasus: PT XYZ – Grantee (Penerima Dana Hibah dari Donor)
Nama Sistem: Sistem Pengadaan Barang/Jasa di atas USD
15.000,-
Departement terlibat: Departement Pengadaan –
Departement Operasional Grantee (Admin/Finance/Accounting/Project)–
Department Anggaran Donor – Department Keuangan
Grantee – Departemen General Admin Support Team.
Langkah 1:
Teridentifikasi ada kebutuhan akan suatu peralatan pelatihan
untuk SMK di daerah NTT. Peralatan di perlukan untuk meningkatkan kemampuan
siswa dalam mengoperasikan alat alat yang berhubungan dengan energi tebarukan.
Langkah 2:
Departement Pengadaan PT XYZ membuat rencana pengadaan
“Procurement Plan” berisi data data kebutuhan dan spesifikasi yang
diperlukan/di cari.
Department Akuntansi PT XYZ membuat perkiraan anggaran yang
di butuhkan untuk membeli peralatan yang dimaksud.
Langkah 3:
Procurement Plan yang telah disiapkan oleh PT XYZ dilengkapi
oleh estimasi/anggaran kemudian di masukkan ke dalam sebuah sistem procurement
(on line) yang disediakan dan dikelola oleh donor untuk proses review dan dimintakan
persetujuan.
Langkah 4:
Donor akan mereview rencana pengadaan dan usulan budget, jika
disetujui, maka persetujuan akan diberikan
melalui kolom “disetujui” di dalam sistem. Persetujuan juga bisa dilakukan
dengan konfirmasi dari Departement General Admin Support Team (GAST) Donor
kepada Grantee melalui email resmi.
Langkah 5:
Setelah mendapat persetujuan GAST, Bagian pengadaa PT XYZ (Grantee)
akan segera mengumumkan iklan pengadaan melalui media surat kabar maupun media
on line.
Langkah 6:
Semua quotations vendor yang masuk ke PT XYZ akan di review
oleh komite yang terdiri atas Bag. Kuangan, Bag Pengadaan, Bagian Admin, dan
Bagian Project/User PT XYZ. 3 Penawaran terbaik akan di ajukan PT XYZ ke Departement
GAST Donor, beserta dengan usulan pemenang terpilih. Semua anggota komite harus
menandatangani dokumen review quotation. Dokumen review dikirim ke Departement
GAST donor untuk mendapatkan persetujuan.
Langkah 7:
Donor akan memutuskan setuju atau tidak, jika setuju dengan hasil
review grantee (PT XYZ), proses akan berlanjut, jika tidak setuju maka proses
akan diulang kembali sesuai instruksi dari Departement GAST donor.
Langkah 8:
Asumsi: Departement GAST Donor menyetujui usulan.
Selanjutnya bagian pengadaan PT XYZ akan menyerahkan dokumen
review ke bagian administrasi/operasional untuk pembuatan kontrak kerjasama
(Bisa juga berbentuk PO) antara PT XYZ dengan Vendor, disaksikan/diketahui oleh
pihak Donor.
Langkah 9:
Jika kontrak ditandatangani oleh semua pihak, maka pembelian
peralatan bisa segera di eksekusi oleh PT XYZ. Sistem akan mencatat data data
lengkap Vendor beserta dengan nomor kontrak, periode kontrak serta nilai
kontrak yang telah disepakati. Nilai pajak yang harus dibayar juga otomatis
akan muncul di Sistem.
Demikian contoh penerapan sebuah sistem/sistem informasi pada
perusahaan.
Semoga bermanfaat.
Semoga bermanfaat.
Yenny Farlina Yoris
Tidak ada komentar:
Posting Komentar