Sistem
Informasi dan Pengendalian Internal
Makalah
Untuk memenuhi tugas SISTEM INFORMASI DAN
PENGENDALIAN INTERNAL
Jurusan: Magister Akuntansi
Disusun oleh:
Yenny Farlina Yoris (55516120048)
Dosen Pengampu:
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM. CMA
MAGISTER AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
Mei 2017
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setiap perusahaan
pasti memiliki alat tukar transaksi yang berlaku resmi di Negara dimana
perusahaan tersebut berlokasi, maupun yang berlaku secara internasional. Tanpa
memiliki alat tukar transaksi, perusahaan tidak akan mampu menjalankan usahanya
sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Kas merupakan alat pertukaran yang
dimiliki perusahaan dan siap digunakan dalam transksi perusahaan, setiap saat
diinginkan.
Dalam laporan posisi
keuangan, kas merupakan asset yang paling lancar, dalam arti paling sering
berubah. Hampir pada saat transaksi dengan pihak luar perusahaan kas akan
selalu terpengaruh.
Anggaran kas yang
dikelola dengan baik sangat dieprlukan dalam administrasi, karena anggaran kas
merupakan proyeksi mengeni penerimaan dan pengeluaran kas dalam periode
tertentu. Dalam hal ini anggaran kas memiliiki tujuan pokok untuk merencanakan
penganggaran kas yang seoptimal mungkin, yaitu rencana untuk menyediakan kas
yang cukup baik dalam jumlah maupun waktunya.
Untuk memastikan kas
dikelola dengan baik dan fungsi monitoring bisa berjalan sesuai dengan tujuan
pengendalian internal maka diperlukan adanya suatu penerapan sistem akuntansi
pengeluaran kas yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
1.2 Rumusan
Masalah
Dari uraian diatas
timbul beberapa pokok permasalahan berkaitan dengan Siklus Pengelolaan Kas,
yaitu :
1) Apakah yang di maksud
dengan Kas?
2) Apakah yang dimaksud
dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas?
3) Bagai mana penerapan sistem Sistem
Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas pada perusahaan
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PENGERTIAN KAS
Kas (Cash) adalah aktiva lancar yang meliputi uang
kertas/logam dan benda-benda lain yang dapat digunakan sebagai media tukar atau
alat pembayaran yang sah dan dapat di ambil setiap saat
Kas adalah uang tunai yang paling likuid sehingga pos ini biasanya ditempatkan pada urutan teratas dari aset. Yang termasuk dalam kas adalah seluruh alat pembayaran yang dapat digunakan dengan segera seperti uang kertas, uang logam, dan saldo rekening giro di bank. Menurut PSAK No 2, setara kas adalah investasi yang sifatnya likuid, berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi risiko perubahan nilai yang signifikan. Pada umumnya, hanya investasi dengan jatuh tempo asli tiga bulan atau kurang yang memenhi syarat sebagai setara kas. Deposito yang jatuh temponya kurang atau sama dengan tiga bulan dan tidak diperpanjang terus-menerus (rollover) dapat dikategorikan sebagai setara kas.
Kas adalah uang tunai yang paling likuid sehingga pos ini biasanya ditempatkan pada urutan teratas dari aset. Yang termasuk dalam kas adalah seluruh alat pembayaran yang dapat digunakan dengan segera seperti uang kertas, uang logam, dan saldo rekening giro di bank. Menurut PSAK No 2, setara kas adalah investasi yang sifatnya likuid, berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi risiko perubahan nilai yang signifikan. Pada umumnya, hanya investasi dengan jatuh tempo asli tiga bulan atau kurang yang memenhi syarat sebagai setara kas. Deposito yang jatuh temponya kurang atau sama dengan tiga bulan dan tidak diperpanjang terus-menerus (rollover) dapat dikategorikan sebagai setara kas.
Kas
sangat penting artinya karena, menggambarkan daya beli dan dapat ditransfer
segera dalam perekonomian pasar kepada setiap individu dan organisasi dalam
memperoleh barang dan jasa yang diperlukan. Kas juga menjadi begitu penting
karena, perorangan, perusahaan, dan bahkan pemerintah harus mempertahankan
posisi liquiqitas yang memadai, yakni mereka harus memiliki sejumlah uang yang
mencukupi untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo agar entitas
bersangkutan dapat beroperasi. Kas merupakan aktiva yang paling lancar dalam
arti istilah kas sehari-hari dapat disamakan dengan uang tunai yang dapat
dijadikan sebagai alat pembayaran yang syah.
Persediaan kas yang cukup maka perusahaan akan beroperasi dengan lancar terutama dalam kegiatan pengeluaran kas yang meliputi pembelian barang dan jasa, memiliki harta, membayar hutang, membiayai operasi serta kegiatan-kegiatan lainnya. Dalam aktiva perusahaan, kas mrupakan baik secara langsung maupun tidak langsung serta merupakan dasar pengukuran dan pencatatan semua data transaksi. Dalam penyajian neraca maka kas biasanya dicantumkan pada urutan pertama dari perkiraan yang merupakan aktiva lancar karena kas dapat digunakan tanpa memerlukan waktu lama.
Kas dapat dikatakan merupakan satu-satunya pos yang paling penting dalam neraca. Karena berlaku sebagai alat tukar dalam perekonomian kita, kas terlihat secara langsung atau tidak langsung dalam hampir semua transaksi usaha. Hal ini sesuai dengan sifat-sifat kas yaitu :
a. Kas terlalu terlibat dalam hampir semua transaksi perusahaan.
b. Kas merupakan harta yang siap dan muda untuk digunakan dalam transaksi serta ditukarkan dengan harta lain, mudah dipindahkan dan beragam tanpa tanda pemilik.
c. Jumlah uang kas yang dimiliki oleh perusahaan harus di jaga sedemikian rupa sehingga tidak terlalu banyak dan tidak kurang.
Pengolahan kas dapat dikriteriakan sebagai berikut :
a. Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah
b. Dapat digunakan setiap saat bila dikehendaki
c. Penggunaannya secara bebas
d. Diterima sesuai nilai nominalnya pada saat diuangkan tersebut.
Persediaan kas yang cukup maka perusahaan akan beroperasi dengan lancar terutama dalam kegiatan pengeluaran kas yang meliputi pembelian barang dan jasa, memiliki harta, membayar hutang, membiayai operasi serta kegiatan-kegiatan lainnya. Dalam aktiva perusahaan, kas mrupakan baik secara langsung maupun tidak langsung serta merupakan dasar pengukuran dan pencatatan semua data transaksi. Dalam penyajian neraca maka kas biasanya dicantumkan pada urutan pertama dari perkiraan yang merupakan aktiva lancar karena kas dapat digunakan tanpa memerlukan waktu lama.
Kas dapat dikatakan merupakan satu-satunya pos yang paling penting dalam neraca. Karena berlaku sebagai alat tukar dalam perekonomian kita, kas terlihat secara langsung atau tidak langsung dalam hampir semua transaksi usaha. Hal ini sesuai dengan sifat-sifat kas yaitu :
a. Kas terlalu terlibat dalam hampir semua transaksi perusahaan.
b. Kas merupakan harta yang siap dan muda untuk digunakan dalam transaksi serta ditukarkan dengan harta lain, mudah dipindahkan dan beragam tanpa tanda pemilik.
c. Jumlah uang kas yang dimiliki oleh perusahaan harus di jaga sedemikian rupa sehingga tidak terlalu banyak dan tidak kurang.
Pengolahan kas dapat dikriteriakan sebagai berikut :
a. Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah
b. Dapat digunakan setiap saat bila dikehendaki
c. Penggunaannya secara bebas
d. Diterima sesuai nilai nominalnya pada saat diuangkan tersebut.
2.2 SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS
Menurut James
A. Hall yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dalam buku yang berjudul
Sistem Informasi Akuntansi menyatakan
definisi pengeluaran kas bahwa :“Sistem pengeluaran kas adalah memproses
pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem pembelian.”
Pengeluaran
kas dalam perusahaan dilakukan dengan dua system yakni system pengeluaran kas
menggunakan cek dan system pengeluaran kas dengan uang tunai melalui system
dana kas kecil. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (
biasanya karena jumlah relative kecil). Dilaksanakan melalui dana kas kecil
yang diselenggarakan dengan salah satu diantara 2 sistem : fluctuating-fund-balance
system dan imprest system
2.3
SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DENGAN CEK
Pengeluaran
kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini:
1.
Pengeluaran
kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud oleh
pihak pembayar.
2.
Pengeluaran
kas dengan cek direkam juga oleh bank yang secara periodic mengirimkan rekening
Koran bank (bank statement) kepada perusahaan nasabahnya. Rekening
Koran bank inilah yang dapat digunakan oleh perusahaan yang direkam dalam
jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.
3.
Jika
system perbankan mengembalikan cancelled check kepada check
issuer. Pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi
perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakan cancelled check sebagai
tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran.
2.3.1
Dokumen yang Digunakan
Adapun Dokumen yang digunakan dalam
system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
·
Bukti
kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai
perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam
dokumen. Disamping itu dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan yang
dikirim kepada kreditur dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.
· Cek
Cek
merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran
sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Ada
2 pilihan dalam penggunaan cek untuk pembayaran
Check issuer membuat cek atas nama
Check issuer membuat cek atas unjuk
·
Permintaan
cek
2.3.2
Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan
akuntansi yang digunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek
adalah:
· Jurnal pengeluaran kas
Dokumen sumber yang digunakan dalam
jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh
fungsi kas. Dalam pencatatan utang dengan account payable system, untuk
mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat
pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas.
· Register cek
Register
cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk
pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain. Dalam pencatatan utang
dengan voucher payable system, transaksi untuk mencatat
transaksi pembelian digunakan 2 jurnal yaitu register bukti kas keluar dan
register cek.
2.3.3
Fungsi yang Terkait
Fungsi
yang terkait dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
· Fungsi yang memerlukan pengeluaran
kas
Fungsi yang memerlukan pengeluaran
kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi
ini mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang). Setelah
mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi
yang bersangkutan.Jika perusahaan menggunakan voucher payable
system bagian utang kemudian membuat bukti kas keluar (voucher) untuk
memungkinkan bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh
fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
· Fungsi kas
Fungsi
ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan
mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada
kreditur.
· Fungsi akuntansi
Fungsi
ini bertanggung jawab atas :
1.
Pencatatan
pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
2.
Pencatatan
transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek
3.
Pembuatan
bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan
cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
4.
Melakukan
verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai
dasar pembuatan bukti kas keluar
· Fungsi pemeriksaan intern
Fungsi
ini bertanggung jawab untuk :
1.
Melakukan
penghitungan kas secara periodic dan mencocokan hasil perhitungannya dengan
saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam buku besar)
2.
Melakukan
pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat
rekonsiliasi bank secara periodic.
2.3.4
Jaringan Prosedur yang Membentuk System
·
System
akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek,
terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
2. Prosedur pembayaran kas
3. Prosedur pencatatan pengeluaran kas
Jika
pengeluaran kas timbul dari transaksi pembelian, system akuntansi pembelian
telah mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti surat order pembelian,
laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok ditangan bagian utang.
Selanjutnya bagian utang membuat bukti kas keluar atas dasar dokumen pendukung
tersebut. Pada saat utang kepada pemasok jatuh tempo bukti kas keluar dipakai
sebagai perintah kepada bagian kasa untuk membuat cek. Selanjutnya bagian kasa
mengisi cek, mendapat otorisasi atas cek dari penjabat yang berwenang dan kemudian
mengirimkan cek tersebut kepada kreditur.
·
System
akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang memerlukan permintaan cek, terdiri
dari jaringan prosedur berikut ini :
1.
Prosedur
Permintaan Cek. Dalam prosedur ini fungsi yang mengeluarkan pengeluaran kas mengajukan
permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek. Dokumen ini
dimintakan otorsasi dari kepala fungsi yang bersangkutan dan dikirimkan ke
fungsi akuntansi (Bagian Utang) sebagai dasar fungsi yang terakhir ini dalam
pembuatan bukti kas keluar.
2.
Prosedur
Pembuatan Bukti Kas Keluar. Berdasarkan dokumen pendukung yang dkumpulkan
melalui sitem pembelian atau berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh
fungsi akuntansi (Bagian Utang), dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar,
Bagian Utang membuat bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini berfungsi sebagai
perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cek sebesar jumlah rupih yang
tercantum pada dokumen tersebut dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur
yang namanya ditulis dalam dokumen tersebut.
3.
Prosedur
Pembayaran Kas. Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda
tangan atas cek kepada pejabatyang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut
kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar.
4.
Prosedur
Pencatatan Pengeluaran Kas. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat
pengeluaran kas didalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. di samping
fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas,
pendebitan yang timbul dari transaksi pengeluaran dicatat dalam buku pembantu
(dalam kartu biaya dan kartu persediaan).
·
Unsur
Pengendalian Intern
1. Organisasi
2. System Otorisasi dan Prosedur
Pencatatan
3. Praktek Yang Sehat
2.4
SISTEM DANA KAS KECIL
Penyelenggaraan
dana kas kecil untuk pengeluaran kas dengan uang tunai dapat di lakukan dengan
dua cara, yaitu :
· Sistem saldo berfluktuasi
(fluctuating fund balance system)
Penyelenggaraan dana kas kecil
dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
1. Pembentukan dana kas kecil dicatat
dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.
2. Pengeluaran dana kas kecil dicatat
dengan mengkredit rekening Dana Kas Kecil, sehingga setiap saat saldo rekening
ini berfluktuasi.
3. Pengisian kembali dana kas kecil
dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit
rekening Dana Kas Kecil.
·
Imprest
System
Penyelenggaraan
dana kas kecil dilakukan sebagai berikut:
1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan
dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. Saldo rekening
Dana Kas Kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya,
kecuali jika saldo tersebut dinaikkan atau dikurangi.
2. Pengeluaran dana kas kecil tidak
dicatat dalam jurnal.
3. Pengisian kembali dana kas kecil
dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Biaya dan mengkredit
rekening Kas.
2.5 FLOWCHART SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PENGELUARAN KAS
2.6 PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PROGRAM HIBAH
- PEKA SINERGI
Program hibah peka sinergi adalah program hibah untuk
pendidikan dan pelatihan ketrampilan san sertifikasi bidang energy terbarukan.
Program ini di rencanakan dijalankan selama periode 2015-2018 dengan mentarget
2 propinsi di Indonesia yaitu Nusa Tenggara Barat dab Jawa Barat.
Di kantor utama (Project Management Unit – PMU Office)
hanya ada 4 orang pekerja, 1 Program Manager, 1 orang staff keuangan, 1 orang
Manajer kantor dan 1 orang manajer accounting (part time). Adapun area kerja
Peka Sinergi ada di 2 propinsi yaitu Jawa Barat dan Nusa Tenggara Barat. Di
kedua propinsi tersebut Peka Sinergi menempatkan 1 staff keuangan admin dan 1
Project Officer yang mengurusi masalah teknis program implementasi.
Selain staff yang ada di PMU, Peka Sinergi mempekerjakan
beberapa consultan yang sifatnya mobile jadi tidak mesti datang ke kantor.
Semua konsultan hanya dikumpulkan jika ada rapat kordinasi yang di rasa perlu.
Oleh karena sifat kerjanya yang sangat dinamis, Untuk
kefektifan komunikasi dan pemutakhiran data dan pelaporan Peka Sinergi memakai
drop box business sebagai wadah penyimpanan data sekaligus tempat semua staff
bekerja. Jadi semua harus bekerja melalui Dropbox.
Untuk transaksi keuangan sendiri, Peka Sinergi masih
menggunakan sistem informasi akuntansi konvensional tanpa penggunaan sebuah
aplikasi akuntansi khusus maupun software akuntansi tertentu. Untuk setiap permintaan
pembayaran atas invoice masuk, akan diarahkan ke bagian administrasi untuk
pengecekan kelengkapan document. Sesuai peraturan dari Donor, beberapa
pembayaran kadangkala membutuhkan justifikasi atau supporting report dari
konsultan yang betanggung jawab atas kegiatan tertentu misalnya : Pembayaran
jasa design fact sheet, invoice dari vendor harus dilengkapi dengan persetujuan
hasil akhir/ourput dari konsultan communication specialist untuk content maupun
designya. Ilustrasinya bisa di gambarkan sbg berikut:
ILUSTRASI 1: Prosedur Pembelian dan Pembayaran
1. Ketika
ada kebutuhan barang/Jasa, Departemen atau staff bersangkutan menyiapkan
permintaan pembelian barang/jasa (PRF)
2. PRF
(Purchase Request Form) dikirimkan ke Management untuk proses persetujuan
3. Setelah
mendapat persetujuan management Bagian Purchasing segera melakukan proses
seleksi vendor
4. Saat
vendor pemenang terpilih, maka bagian Purchasing akan mengeluarkan Purchase
Order untuk perikatan pembelian
5. Vendor
akan menyiapkan barang dan invoice
6. Proses
pengantaran barang/penerimaan
7. Proses
Pembayaran setelah ada delivery order yang di tandatangani oleh bagian
purchasing dan kelengkapan dokumen lainnya.
Sementara untuk proses pengeluara cash melalui petty cash,
prosedurnya adalah sebagai berikut
Adapun kelemahan dari sistem diatas adalah:
1. Semua
proses masih dilakukan secara manual, tidak ada yang mengimplementasikan system
yang bisa mempermudah proses persiapan dokumen, sampai dengan persetujuan.
Splusinya adalah membuat custom software atau aplikasi yang sesuai dengan
kebutuhan perusahaan untuk mempermudah proses dan menguatkan internal control
melalui Sistem Informasi terkait.
2. Internal
control agak lemah karena PCC (Petty Cash Custodian adalah orang yang sama
dengan Accountant), seharusnya menurut akuntansi harus ada pemisahan tugas
antara PCC degan akuntan. Solusinya adalah menambah karyawan baru yang khusus
melakukan pekerjaan PCC ini.
3. Belum
ada pemisahan tugas yang sesuai standard.
