Siklus
proses bisnis pendukung
ABSTRACT
Sistem informasi akuntansi
sebagai sistem yang terbuka tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem yang bebas
dari kesalahan maupun kecurangan. Pengendalian intern yang baik merupakan cara
bagi suatu sistem untuk melindungi diri dari tindakan-tindakan yang merugikan.
Sistem pengendalian internal ini dapat mencegah timbulnya kerugian karena
penggunaan sumberdaya yang boros, keputusan manajemen yang tidak akurat dan
sebagainya. Konsep pengendalian ini semakin lama semakin penting dan menempati
posisi yang strategis karena ancaman terhadap SIA meningkat baik dari sisi
jenis maupun intensitasnya. Karena itu, dalam kesempatan kali ini, penulis
ingin membahas lebih lanjut tentang Ancaman terhadap proses pelaporan dan konsep
Pengendalian Intern dan perannya dalam memperkuat dan antisipasi ancama atas
Sistem Informasi Akuntansi.
BAB
I
PENDAHULUAN
Jika kita berbicara masalah
keamanan sistem informasi, maka tidak luput pula dari resiko atau
ancaman-ancaman sistem informasi akuntansi yang sering kita temui kasus umumnya
seperti peretas sistem (hacker), atau penyebar virus yang membuat sistem
informasi akuntansi tidak berjalan sesuai dengan siklusnya, malware atau
program illegal yang bahkan bisa membuat kerusakan terjadi pada sistem.
Sesungguhnya masalah utama yang dihadapi oleh sistem informasi
akuntansi yaitu :
Threats atau ancaman pada sistem
Ancaman adalah aksi yang mengganggu stabilitas sistem informasi
akuntansi yang berasal dari dalam sistem itu sendiri maupun dari luar sistem.
Ancaman-ancaman tersebut dapat disebabkan oleh 3 faktor, yaitu :
1.
Ancaman dari alam ( ex: Bencana
yang membuat sistem rusak, dll )
2.
Ancaman dari manusia ( ex:
Sabotase sistem oleh pihak dalam perusahaan, )
3.
Ancaman lingkungan ( ex:
Lingkungan sistem yang tidak memadai )
Kelemahan dari suatu sistem kemungkinan besar timbul pada saat
mendesain atau/dan menetapkan prosedur sistem tersebut. Kelemahan ini bias juga
disebabkan oleh factktor perangkat lunak dan/atau perangkat keras yang
digunakan oleh sistem.
Keamanan suatu sistem informasi akuntansi meliputi 3 hal yaitu :
1.
Pendekatan preventif
yang bersifat mencegah terjadinya kemungkinan terjadinya ancaman
dan kelemahan
2.
Pendekatan detective
yang bersifat mendeteksi dari adanya penyusupan dan proses yang
mengubah sistem dari keadaan normal menjadi keadaan tidak normal atau rusak.
3.
Pendekatan corrective
yang bersifat mengkoreksi keadaan sistem yang sudah tidak seimbang
untuk dikembalikan dalam keadaan normal
Dua masalah diatas akan berdampak pada 6 hal penting dalam
berjalannya sistem informasi akuntansi ke-enam hal tersebut yaitu :
1. Efektifitas
Efektifitas pada sistem informasi akuntansi sangat diperlukan
dalam bidang perusahaan, apapun bentuk perusahaan itu. Dikarenakan efektifitas
secara otomatis juga mempengaruhi kinerja para karyawan yang bersangkutan. Jika
efektifitas sistem terganggu, otomatis efektifitas keuangan perusahaan akan
juga terganggu.
2. Efisiensi
Efisiensi sistem sangat penting bagi kegiatan akuntansi dan
keuangan perusahaan. Efisiensi ini akan mempengaruhi tingkat kinerja serta
target dan ke-akurat-an informasi yang diterima, serta kecepatan pemrosesan
informasi. Ketika ke-efisiensi-an terganggu, maka perusahaan akan mengalami
gangguan yang mengakibatkan ketidak tepatan informasi, ketidak akuratan
informasi, serta lambannya waktu yang dibutuhkan dalam pengelolaan informasi
3. Kerahasiaan
Semua perusahaan sangat merahasiakan informasi kuangan-nya.
Security system (keamanan sistem) harus sangat baik untuk mencegah terjadinya
hal-hal yang tidak diinginkan, contohnya kebocoran informasi keuangan oleh
pihak yang ingin mengambil keuntungan pribadi. Kerahasiaan termasuk salah satu
hal yang sangat amat penting perannya dalam perusahaan.
4. Integritas
Sistem informasi keuangan yang digunakan oleh perusahaan harus
bisa di akses oleh computer lain. Sehingga control atau pengawasan pada bagian
keauangan dapat di pantau oleh pejabat perusahaan yang bersangkutan. Integritas
juga diperlukan untuk kinerja akuntan perusahaan, pastinya mereka tidak bekerja
masing-masing, dan pastinya pula mereka bekerja pada satu data keuangan
perusahaan yang sama, sehingga integritas diperlukan untuk mengakses satu data
yang sama dalam computer yang berbeda.
Integritas yang terganggu mengakibatkan kekacauan pada
bagian-bagian tertentu. Contohnya data yang tidak dapat di akses melalui
server, kurangnya pemantauan dari atasan, serta kinerja yang sangat kacau.
5. Keberadaan
6. Kepatuhan
Pada dasarnya sistem yang telah dibuat oleh pendiri sistem akan
di-aplikasikan dan berjalan sesuai dengan yang kita perintahkan oleh user, itu
lah yang kita sebut kepatuhan sistem. Jika terjadi gangguan pada kepatuhan
sistem, maka contoh mudah-nya sistem akan berjalan secara otomatis, atau
kemungkinan akan berjalan randomize(secara acak/tidak teratur). Solusi yang
dapat dilakukan yaitu memperbaiki sistem tersebut. Terganggunya kepatuhan
sistem informasi akuntansi akan berakibat fatal (tergantung dari kerusakan
sistem tersebut) pada sistem keuangan perusahaan. Dan penataan ulang (seperti
input data, dsb) yang akan dilakukan akan memakan waktu lama.
7. Kehandalan
Penciptaan suatu sistem tentu bertujuan untuk kehandalan kinerja
perusahaan. Threats dan vulnerability secara pasti akan mengganggu kehandalah
sistem informasi akuntansi yang telah dibuat. Semua perusahaan menginginkan
kehandalan dalam sistem informasi akuntansi dan sistem informasi lainnya agar
kinerja pada perusahaan meningkat dan data keungan terjaga, aman, dan akurat.
Untuk menjamin ke-enam hal tersebut agar aman dari ancaman-ancaman
yang tidak seharusnya terjadi, maka harus ada 10 point yang mampu mencegah
ke-enam masalah tersebut terjadi. Ke-10 hal tersebut adalah :
Ø Akses control pengawasan sistem yang digunakan
Ø Jaringan dan telekomunikasi yang digunakan
Ø Manajemen akuntansi/keuangan praktis yang dipakai
Ø Update (pengembangan) system yang digunakan secara berkala
Ø Cryptographs yang diterapkan
Ø Arsitektur dari sistem informasi akuntansi yang digunakan
Ø Pengoperasian data yang aman
Ø Business Continuity Plan (BCP) atau Rencana Bisnis Berlanjut dan
Disaster Recovery Plan (DRC) atau Perencanaan Pemulihan Bencana.
Ø Kebutuhan hukum, bentuk investigasi dan kode etik yang
diterapkan
Ø Tata letak fisik dari sistem yang ada
BAB
II
PEMBAHASAN
Pemahaman
Umum Mengenai Buku Besar
Buku besar atau biasa juga
disebut general ledger memegang peranan yang penting dalam
pelaporan akuntansi. Karena ini adalah rincian atau rekapan dari jurnal umum
yang sehari – hari dijurnal. Dan angka total dari buku besar inilah yang akan
tersaji di laporan keuangan.
Buku besar adalah kumpulan akun
– akun pembukuan, yang masing – masing digunakan untuk mencatat informasi
tentang aset tertentu, ekuitas, pendapatan atau beban tertentu. Sesuai dengan
skala kegiatan dan tingkat kerincian informasi yang akan disajikan di dalam
pelaporan keuangannya, masing – masing perusahaan menentukan sifat dan jenis,
dan banyaknya akun buku besarnya. Pada umumnya perusahaan mempunyai daftar
susunan akun buku besar yang disebut chart of account. Masing
– masing akun biasanya diberi nomor kode untuk memudahkan didalam mengidentifikasi
dengan membuat cross-references dengan pencatatan transaksi di
dalam jurnal.
Sebagian akun buku besar
termasuk dalam kategori akun permanen ( akun riil ), sedangkan sebagian lainnya
termasuk dalam kategori akun nominal. Akun permanen menunjukan informasi
tentang jumlah atau saldo dari sesuatu, seperti misalnya aset atau kewajiban
yang dipunyai oleh atau yang ada pada perusahaan pada saat tertentu. Termasuk
dalam kategori permanen adalah akun aset, kewajiban dan ekuitas atau akun buku
besar yang saldonya disajikan dalam laporan posisi keuangan ( neraca ),
sehingga sering kali disebut juga sebagai akun neraca.
Sedangkan akun nominal adalah
akun buku besar yang ditutup pada setiap akhir periode akuntansi dan dibuka
kembali pada setiap awal periode akuntansi. Akun nominal menunjukkan informasi
tentang aliran dari sesuatu. Yang termasuk dalam kategori akun nominal ini
adalah akun – akun pendapatan dan beban. Akun buku besar yang saldonya
disajikan di dalam laporan laba rugi sehingga sering kali disebut juga sebagai
akun laba rugi.
Dalam periode akuntansi yang
sedang berjalan beberapa akun buku besar menunjukkan informasi campuran antara
akun permanen dan akun nominal, sehingga disebut akun campuran.Pada akhir
periode akuntansi, dilakukan penyesuaian terhadap setiap akun campuran untuk
memisahkan komponen yang bersifat permanen dan komponen nilainya.
Termasuk dalam buku besar, pada
umumnya juga beberapa penilaian. Akun penilaian yang saldonya harus ditambahkan
kepada saldo akun buku besar terkait disebut adjusting account ,
sedang akun penilaian yang saldonya harus dikurangkan dari saldo akun buku
besar terkait disebut contra atau offset accounts. Akun
– akun penilaian hanya ditutup pada akhir periode akuntansi apabila akun buku
besar terkait juga ditutup.
Siklus
Pelaporan Perusahaan
Perusahaan tempat saya bekerja
lebih mirip kepada lembaga non profit. Dimana perusahaan kami didirikan untuk
mengelola dana hibah dari donor. Dana hiah diperuntukkan guna pelaksanaan
Pendidikan dan Peltihan, serta sertifikasi tenaga kerja di bidang energi
terbarukan.
Sebagaimana dengan perusahaan
pada umumnya, tujuan
utama laporan keuangan adalah menyediakan informasi yang relevan untuk memenuhi
kepentingan para penyumbang, anggota pengelola, kreditor, dan pihak lain yang
menyediakan sumber daya bagi yayasan. Pihak pemakai laporan keuangan yayasan
memiliki kepentingan bersama dalam rangka menilai:
a. Jasa yang
diberikan oleh yayasan dan kemampuannya untuk terus memberikan jasa tersebut.
b. Cara pengelola
melaksanakan tanggung jawabnya dan aspek lain dari kinerja yayasan.
Setiap
laporan keuangan menyediakan informasi yang berbeda, dan informasi dalam suatu
laporan keuangan biasanya melengkapi informasi laporan keuangan lain. Secara
rinci tujuan laporan keuangan termasuk catatan atas laporan keuangan, adalah
untuk menyajikan informasi mengenai :
a. Jumlah dan aktiva,
kewajiban serta aktiva bersih suatu yayasan
b. Pengaruh transaksi,
peristiwa, dan situasi lainnya yang mengubah nilai serta sifat aktiva bersih
c. Jenis dan jumlah
arus masuk serta arus keluar sumber daya selama satu periode dan hubungan
diantara keduanya
d. Cara suatu yayasan
mendapatkan dan membelanjakan kas, memperoleh pinjaman dan melunasi pinjama,
serta faktor lainnya yang berpengaruh terhadap likuiditasnya
e. Usaha jasa suatu
yayasan.
Sistem Akuntansi dan Pelaporan Perusahaan
Akuntansi
berbasis kas dan akuntansi berbasis akural menggunakan kriteria yang berbeda
untuk menentukan kapan mengakui serta mencatat pengeluaran dan penerimaan dalam
catatan keuangan. Pada akuntansi berbasis kas, pendapatan diakui ketika kas
diterima dan disetorkan, sementara biaya dicatat dalam periode akuntansi ketika
tagihan dibayarkan. Dalam akuntansi berbasis akrual, pendapatan diwujudkan
dalam periode akuntansi ketika pendapatan itu di peroleh, misalnya,saat jasa
yang dikontrak diberikan dan ditentukan hibah terpenuhi,tanpa menghiraukan
waktu penerimaan kas dari donasi. Belanja dicatat sebagai pengurangan utang
saat pembayaran, misal ketika membayar persediaan yang dipesan, membayar lembur
karyawan, dan meminjam printer untuk pencetakan.
Sistem
akuntansi di tempat kami menganut keduanya, cash basis dan accrual basis untuk beberapa
akun. Sistem akuntansi terdiri dari catatan-catatan akuntansi (buku cek, jurnal,
dan buku besar), serta serangkaian proses dan prosedur yang ditetapkan untuk
staf, sukarelawan, dan/atau para profesional dari luar yayasan. Secara umum proses akuntansi mulai dari transaksi sampai dengan pelaporan
adalah sebabagi berikut:
a. Pencatatan transaksi Bank pada Payment Request
b. Pencatatan transaksi kas pada petty cash report
c. Jurnal
d. Rekonsiliasi Budget vs Actual
e. Rekonsialiasi Bank
f. Pelaporan ke Donor
Pencatatan transaksi Bank
Di tahap ini yang dilakukan adalah identifikasi semua transaksi
pembayaran dikumpulan dalam satu daftar yang disebut “Payment Request”. Payment
request adalah daftar rencana pembayaran melakui bank transfer. Daftar tersebut
kemudian dimintai approval kepada Project Manager. Bilamana persetujuan sudah
di dapat, maka eksekusi pembayaran bisa dilakukan.
Sebelum pembayaran di lakukan bagian keuangan terlebih dahulu
meminta tanda tangan Direktur diatas cek. Setelah semua cek tandatangani baru
kemudia pencairan dan pembayaran dilakukan.
Pencatatan transaksi Kas
Untuk pengeluaran atau pebayaran dengan nilai nominal sampai
dengan satu juta rupiah dilakukan melalui mekanisme petty cash. Semua dibayar
tunai dengan persetujuan dari Office and Admin Manager. Daftar pembayaran
kemudian di catatan didalam laporan petty cash. Pada akhir bulan atau bila
saldo kas kecl sudah mendekati Rp.500.000 maka di lakukan pengisian kembali
saldo petty cash. Maksimal saldo petty cash untuk satu kali pengisian adalah
Rp. 5.000.000,-
Laporan petty cash kemudian dilaporkan kepada Project manager
untuk mendapat approval. Selain laporan petty ash terdapat juga laporan cash
opname yang merinci mengenai fisik uang yang ada di brankas.
Penjurnalan
Dalam tahap ini semua transaksi di catat
di dalam format jurnal yang telah disesuaikan dengan template yang disesuaikan
dengan lap keuangan donor.
Rekonsiliasi Bank
Setiap bulan, saldo buku cek harus
disesuaikan dengan saldo perkiraan bank. Proses ini melibatkan tiga langkah
dasar yaitu :
1. Membandingkan cek dan
deposito dalam buku cek dengan laporan bank, lalu menyesuaikan beberapa
ketidaksesuaian.
2. Menyesuaikan biaya
bank atau bunga bank yang dihasilkan dengan saldo buku cek.
3. Mengurangi cek
nonkas dari saldo bank dan menambahkan pada cek yang disetorkan, yang belum
dicerminkan dalam saldo bank.
Rekonsiliasi Budget vs actual
Penerima dana (grantee) setiap bulannya
diharuskan untuk melaporkan penggunaan dana sebagai wujud pertanggungjawaban
keuangan. Semua dana yang telah dikeluarkan harus disandingkan dengan masing
masing anggaran (budget line) yang sebelumnya telah disetujui oleh donor.
Laporan Budget vs actual kemudian dikirim ke Donor untuk mencatat status
anggaran.
Pelaporan Donor
SPelaporan donor terdiri atas laporan keuangan dan non keuangan. Laporan
non keuangan adalah laporan yang berisi progress report yaiu laporan kemajuan
project.
Ancaman Terhadap Sistem Informasi Akuntansi
Secara garis besar, ada 4 jenis ancaman terhadap SIA, yaitu:
1. Bencana alam dan bencana
politik, misalnya kebakaran.
2. Kesalahan software dan
tidak berfungsinya perangkat keras.
3. Tindakan-tindakan yang tidak
disengaja.
4. Tindakan yang disengaja
(kriminal komputer).
Diantara berbagai penyebab meningkatnya problem pengamanan adalah
sebagai berikut.
1. Kenaikan jumlah sistem client
/ server yang berakibat informasi tersedia untuk semua karyawan.
2. Karena jaringan lokal (LAN)
dan sistem client / server mendistribusikan data kepada
pemakai.
3. Wide Area Network (WAN)
memberi peluang bagi pelanggan dan pemasok saling mengakses masing-masing
sistem data.
Beberapa ancaman (threats) lainnya adalah :
1. Merekrut karyawan yang tidak kualified Hiring
of unqualified
2. Pelanggaran hukum oleh karyawan (Violation of
employment law)
3. Perubahan yang tidak diotorisasi opada file
induk pembayaran (master payroll file)
4. Ketidakakuratan data waktu (Inaccurate time
data)
5. Ketidakakuratan proses pembayaran
6. Pencurian atau kecurangan pendistribusian
pembayaran
7. Kehilangan atau tidak terotorisasi data
pembayaran
8. Performansi jelek
Meskipun ancaman terhadap SIA meningkat, sayangnya banyak
organisasi tidak melakukan proteksi secara memadai terhadap data yang mereka
miliki, karena alasan sebagai berikut.
1. Persoalan pengendalian
komputer sering disepelekan dan dianggap remeh, dan perusahaan menganggap bahwa
kehilangan informasi penting sebagai sesuatu yang tidak dianggap merugikan atau
dianggap merupakan ancaman.
2. Implikasi pengendalian
karena berubahnya sistem dari sistem terpusat menjadi sistem jaringan (network)
tidak benar-benar dipahami.
3. Sebagian perusahaan tidak
menyadari bahwa pengamanan data merupakan hal yang serius bagi kelangsungan
hidup perusahaa. Informasi adalah sebuah sumberdaya strategik, dan untuk
melindungi informasi tersebut memerlukan oersyarat yang strategik pula.
4. Tekanan produktivitas dan
biaya memotivasi manajemen untuk mengabaikan pengukuran pengendalian yang
memang cukup memakan waktu.
Konsep Umum Pengendalian adalah sebagai berikut.
1.
Pengendalian Intern (internal
control). Adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga
atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya,
memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen.
Antara sebuah tujuan dengan tujuan lainnya seringkali bertentangan.
2.
Pengendalian Manajemen (management
control). Merupakan konsep yang lebih luas dibandingkan dengan pengendalian
intern, yang memiliki karakteristik sebagai berikut: (a) merupakan bagian yang
integral dari tanggung jawab manajemen, (b) dirancang untuk mengurangi
terjadinya berbagai kesalahan (error & irregularities), dan untuk
mencapai tujuan organisasi, dan (c) berorientasi kepada personil dan mencoba
membantu karyawan mencapai tujuan organisasi dengan mengikuti kebijakan
organisasi
3.
Pengendalian Adiministrasi (administrative
control). Adalah pengendalian yang menjamin efisiensi operasional dan
ketaatan kebijakan manajemen. Sebaliknya, pengendalian akuntansi (accounting
control) adalah pengendalian yang bertujuan membantu menjaga
aktiva dan menjamin akurasi dan daya andal catatan keuangan perusahaan.
4.
Struktur Pengendalian Intern (internal
control structure), memiliki tiga elemen, yaitu:
a.
Lingkungan pengendalian, yang
menggambarkan efek kolektif dari berbagai faktor pada penetapan, peningkatan,
atau penurunan efektivitas prosedur dan kebijakan khusus.
b.
Sistem akuntansi, terdiri atas
metode dan catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, merangkai,
menganalisis, menggolongkan, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi
perusahaan dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan kewajiban yang terkait
c.
Prosedur pengendalian, adalah
kebijakan dan prosedur yang ditambahkan ke lingkungan pengendalian dan sistem
akuntansi yang telah ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang
layak bahwa tujuan khusus organisasi akan dicapai
DAFTAR
PUSTAKA